Beneficios de Usar la Función de Recepcionista Virtual

Las empresas de todos los tamaños merecían tener la opción de atender de manera personalizada a sus clientes o prospectos, a sus proveedores y asociados de negocios, mediante una opción de recepcionista virtual automatizada que desviara los llamados al interno adecuado dentro de la organización, de manera directa y sin mediar intervención humana.

Con esta alternativa el servicio de atención telefónica se optimiza y mejora la imagen que se brinda de cara al público, ya que al contar con esta funcionalidad de secretaria virtual en los hechos se ofrece una imagen de mayor profesionalismo y seriedad. 

Es decir que una secretaria virtual puede tener efectos muy positivos sobre la imagen de marca o imagen corporativa de las compañías. Y dado que esta función es parte integrante de los paquetes de servicios Cloud VoIP que hoy pueden contratar las empresas de los tamaños más diversos, esto es algo que puede beneficiar no solamente a las grandes corporaciones, sino también a las empresas pequeñas y medianas.

Ahora bien, todo lo anterior suena muy atractivo, pero, ¿qué es realmente una secretaria virtual, y cómo funciona esta alternativa que se promueve como parte de los paquetes de telefonía en la Nube de net2phone?

Se trata de un sistema o funcionalidad que está pensado para enrutar los llamados que ingresan a una organización hacia el destino (o extensión) solicitado. Esta funcionalidad en principio le ahorra tiempo a la persona que llama, al orientarla exactamente hacia el interno que solicita. Al acortarse el lapso de espera gracias a esta función de recepcionista virtual, la experiencia del cliente mejora, y con ello su nivel de satisfacción. Pero esto no es todo: además esta función, cuando se vincula convenientemente con la alternativa de identificación de llamados, permite priorizar las comunicaciones de aquellos clientes que consideremos más relevantes o al que debamos dar una respuesta con mayor premura en un determinado momento.    

Secretaria Virtual

Hay quienes podrían argumentar que esta función le quita trabajo a personas que antes se dedicaban a orientar los llamados, y es un argumento obviamente a atender. La realidad es que hoy en día con las tecnologías disponibles esta función es automatizable y en todo caso las personas que antes efectuaban la tarea que hoy se encarga a la recepcionista virtual en el marco de un servicio de telefonía en la Nube como el que ofrecemos desde net2Phone, podrán abocarse a otros roles que sumen más valor agregado para la empresa, y que además resulten menos rutinarios y repetitivos.

Esto generará un escenario de mayor productividad para las compañías, que podrán orientar a sus colaboradores hacia roles más vinculados con el eje central del negocio.

Ahora que ya hemos explicado qué es una secretaria virtual, y cómo funciona,  conviene destacar el hecho de que esta funcionalidad permite que la línea de teléfono corporativa funcione en todo momento,  y por lo tanto ofrece una imagen de atención 7x24.

Con la función de secretaria virtual incorporada a su paquete de servicios de telefonía en la Nube, los cuellos de botella de llamados ya no constituirán un inconveniente, ya que su organización dispondrá de un sistema que derivará rápida y eficientemente las llamadas al interno apropiado. Esto hará además que no se pierda ninguna comunicación entrante.

Recepcionista Virtual

¿Cómo opera en los hechos la funcionalidad de recepcionista virtual, o cómo funciona? Lo que hace es interactuar con la persona que llama mediante un menú de opciones; el individuo que efectúa el llamado simplemente deberá pulsar la alternativa deseada entre las opciones que es le proponen, a fin de ser derivado al sector o a la extensión concreta que busca, haciendo que ahorre tiempo y se sienta mejor atendido.

A esta función de secretaria virtual también se la suele referir bajo las siglas IVR, que significa “respuesta de voz interactiva”. Además de brindar una imagen de profesionalismo, esta función ofrece bastante flexibilidad a la hora de definir la manera de orientar los llamados entrantes: se los puede derivar a internos específicos, al voice mail, etc.  También se puede ofrecer la alternativa de que quien llame, en vez de tener que pulsar el interno, informe el nombre de la persona que busca (esto es particularmente útil cuando el que llama no conoce el número de extensión).

Otra ventaja de la recepcionista virtual es que permite cambiar el saludo de acuerdo a la fecha concreta –por ejemplo se puede grabar un mensaje personalizado para días feriados- o la hora.

En definitiva la funcionalidad de secretaria virtual suma productividad y eficiencia, mejora la atención y optimiza la imagen de la empresa. Y esta es apenas una de las cuarenta funciones avanzadas que ofrecemos dentro del paquete de telefonía en la Nube de net2phone.